Există câteva criterii care trebuie luate în considerare înainte ca Teleroute să accepte un caz. Aceste criterii pot fi găsite în Termeni şi condiţii, iar cele mai importante sunt:

• ambele companii, furnizor şi beneficiar, specificate în factura neachitată trebuie să fie clienţi Teleroute existenţi;
• oferta originală trebuie să fi fost găsită pe bursa de transport Teleroute;
• factura neachitată trebuie să fi depăşit data scadentă cu cel puţin 60 zile, dar nu cu mai mult de 1 an;
• nu trebuie să existe nici un litigiu referitor la serviciul prestat;
• câteva documente care sprijină cazul trebuie trimise la Teleroute.

Documentele care trebuie trimise la Teleroute, în interval de 2 săptămâni de la deschiderea cazului, sunt:

• o copie a facturii neachitate;
• o copie a comenzii de transport;
• o copie a CMR şi
• un exemplar tipărit al ofertei (care dovedeşte că factura este legată de o ofertă care a fost publicată iniţial de către partea vinovată pe bursa de transport Teleroute).

Procedura care urmează

• Pasul 1 „Demararea cazului”: Consultantul (reclamantul) demarează un caz online sau apelează linia hotline pentru a demara cazul. Infolinia vă oferă un link către o pagină web care trebuie completată de către reclamant 
   
• Pasul 2 „Trimiterea documentelor justificative”: Consultantul trimite prin fax toate documentele solicitate.
   
• Pasul 3 „Validarea cazului”: Teleroute va verifica dacă toate documentele au fost puse la dispoziţie şi sunt corecte şi dacă toate criteriile au fost îndeplinite. În cazul în care validarea se realizează cu succes, se percepe taxa şi, în caz de respingere, nu se percepe nici o taxă, iar consultantul este informat că acest caz nu poate continua.
   
• Pasul 4 „Gestionarea cazului”: În funcţie de caracteristicile cazului, Teleroute va lua o serie de măsuri împotriva părţii vinovate, al căror scop este ca partea vinovată să fie de acord să plătească suma corespunzătoare facturii.
   
• Pasul 5 „Închiderea cazului”: Când s-a ajuns la un rezultat final, cazul este închis şi consultantul este informat în privinţa rezultatului. Un caz care stă deschis mai mult de 90 zile va fi închis automat.